El tablero kanban es el centro de operaciones del día a día de los miembros del equipo. Cada vez que el usuario finalice alguna UT o en general quede disponible deberá acceder al tablero kanban para elegir en qué UT trabajar a continuación o acordarlo con su equipo en las reuniones diarias (Daily Meetings).


El equipo y cada uno de sus miembros debe tener ciertas pautas en cuanto a la distribución de su Capacidad. Es decir, para un cierto período de tiempo (día, días, semanas, Sprint, etc.) a nivel directivo se habrá establecido qué porcentajes de Capacidad u horas de dedicación deben destinarse aproximadamente a cada Línea de trabajo. Obviamente esto se simplifica cuando una persona trabaja en un solo equipo y dicho equipo tiene solo una Línea de trabajo asignada, y por contraparte puede llegar a ser muy complicado e ineficiente cuando los equipos tienen muchas Líneas de trabajo asignadas y/o las personas pertenecen a varios equipos.


Veamos cómo un equipo o usuario podría elegir trabajo partiendo de la visualización que le ofrece Worki. La siguiente imagen muestra una visualización sin aplicar ningún filtro (aunque en este caso el usuario tiene acceso a ocho Líneas de trabajo). Así pues, si no aplicamos filtros veremos todo el trabajo no terminado de todas las Líneas de trabajo a las cuales el usuario tiene acceso.


 


Normalmente una Daily Meeting de una Línea de trabajo en la que el equipo está trabajando debería focalizarse usando el respectivo filtro. Supongamos que vamos a ver el trabajo de la Línea de trabajo VOYAGO, y en particular el Sprint 3 (que es el Sprint actual). Aplicando los filtros veríamos lo siguiente.



En este caso hay dos UT asignadas en la actividad Diseño e Implementación. Si hay otro miembro del equipo que está disponible para trabajar en VOYAGO tendría varias opciones (que podrían ser acordadas con el equipo en la Daily Meeting):


  • Coger cualquiera de las 2 UT que están para Aplicar Pruebas de Aceptación. Es una opción interesante pues finalizando esa actividad la UT se termina, y este es uno de los principios básicos: "conseguir un buen flujo de trabajo terminado".
  • Ayudar en las UT que ya están asignadas. Esto puede ser interesante si el usuario puede contribuir a que dicho trabajo vaya más rápido y especialmente si quienes las tienen asignadas han solicitado ayuda.
  • Coger la UT que ha sido devuelta a Diseñar e Implementar (se sabe que ha sido devuelta por el icono de fecha en rojo).


Otra opción sería considerar la preparación del próximo Sprint, es decir, para no llegar a la reunión de planificación del siguiente Sprint sin suficiente trabajo preparado. Esta preparación se podría adelantar. Si vemos el estado de las UT candidatas para el siguiente Sprint en nuestro ejemplo observaríamos lo siguiente.



Hay 6 UT de momento como candidatas para el siguiente Sprint, 5 de ellas sin asignarle encargado. Pues esta sería otra posibilidad para el usuario disponible, siempre y cuando no se considere que puede ser más útil trabajar en el Sprint actual.


Teniendo unas pautas muy claras en cuanto al protocolo de decisión en cuanto a qué trabajo seleccionar y teniendo el trabajo siempre ordenado los miembros del equipo podrían ir por si mismos decidiendo respecto del próximo trabajo para realizar. Sin embargo, la dinámica de muchos contextos de trabajo (por ejemplo, en desarrollo de software) hace que la máxima eficiencia y eficacia en la realización del trabajo se logre con la mayor colaboración y comunicación posible. Aunque Worki ofrece fácil visualización para que un usuario seleccione trabajo, es muy importante el papel que desempeñan la Daily Meetings para detectar situaciones en las cuales es mejor interrumpirse para ayudar a un compañero, solicitar ayuda, trabajar varias personas en la misma actividad de una UT, detectar cuándo una UT debería dividirse postergando una parte de ella, etc.